El Modelo 145 es un documento de gran relevancia para las empresas en España, pero su gestión a menudo da lugar a innumerables preguntas y confusiones. Este formulario, que se utiliza para comunicar los datos personales de la persona trabajadora al pagador, es crucial para calcular las retenciones sobre los rendimientos del trabajo y poder realizar una declaración del IRPF ajustada a la realidad. En este artículo, desglosaremos las principales dudas que suelen surgir las empresas en relación con el Modelo 145.
¿Qué es el Modelo 145 y por qué es importante para las empresas?
El Modelo 145 es un formulario utilizado para informar a la Agencia Tributaria sobre las retenciones fiscales que deben aplicarse a los ingresos de los empleados. Su importancia radica en que permite a las empresas calcular y retener de forma adecuada el impuesto sobre la renta de los trabajadores, lo que garantiza el cumplimiento fiscal y evita sanciones.
¿Quién debe presentar el Modelo 145?
La responsabilidad de presentar el Modelo 145 recae en las empresas que pagan salarios y otras retribuciones a sus empleados. Estas empresas deben calcular y retener las retenciones fiscales correspondientes y presentar el formulario ante la Agencia Tributaria.
¿Con qué frecuencia se debe presentar el Modelo 145?
El Modelo 145 se debe presentar al inicio de la relación laboral y siempre que haya un cambio en los datos de los trabajadores. Para evitar olvidos, es aconsejable que las empresas realicen una actualización anual para asegurarse que tienen los datos actualizados y están realizando las retenciones fiscales de manera adecuada.
¿Qué información debe incluirse en el Modelo 145?
El Modelo 145 tiene 5 bloques de datos relacionados con:
- Datos personales y situación familiar
- Hijos menores de 25 años
- Ascendientes mayores de 65 años
- Pensiones compensatorias
- Pagos por la compra de la vivienda habitual
¿Qué sucede si un empleado cambia de empresa durante el año fiscal?
Cuando un empleado cambia de empresa durante el año fiscal, ambas empresas deben coordinarse para asegurarse de que se apliquen las retenciones fiscales adecuadas. La empresa anterior debe proporcionar a la nueva empresa toda la información necesaria sobre las retenciones fiscales que se han aplicado hasta la fecha.
¿Cuál es el procedimiento en caso de discrepancias o errores en las retenciones fiscales reportadas?
En caso de discrepancias o errores en las retenciones fiscales reportadas, el procedimiento común es realizar una corrección lo más pronto posible. La empresa debe revisar detenidamente los registros y documentación relacionada con las retenciones y determinar la causa de la discrepancia. Una vez identificado el error, se debe enmendar la declaración y presentar una corrección ante la Agencia Tributaria, proporcionando una explicación detallada de la discrepancia y cómo se ha corregido. Es fundamental mantener registros precisos y documentación de respaldo para respaldar cualquier corrección realizada.
Lectura recomendada
¿Cómo se tratan las situaciones especiales, como empleados extranjeros o exentos de retenciones?
En cuanto a las situaciones especiales, como empleados extranjeros o aquellos que están exentos de retenciones, es esencial seguir los procedimientos fiscales adecuados.
En el caso de empleados extranjeros, se deben considerar las leyes fiscales internacionales y los tratados de doble imposición si corresponde. La empresa puede necesitar retener impuestos de acuerdo con los acuerdos bilaterales entre países.
Para empleados exentos de retenciones, como estudiantes o ciertos profesionales, se debe documentar y justificar adecuadamente la exención, y se deben seguir las pautas fiscales aplicables para garantizar que se cumplan los requisitos legales.
¿Dónde se presenta el Modelo 145?
El Modelo 145 se presenta a través de la plataforma online de la Agencia Tributaria. Las empresas deben registrarse en este sistema y utilizarlo para presentar el formulario de manera electrónica. Esto garantiza una presentación eficiente y rápida, además de reducir el riesgo de errores.
¿Se deben adjuntar documentos adicionales al Modelo 145?
Por lo general, no es necesario adjuntar documentos adicionales al Modelo 145. Sin embargo, es importante conservar todos los registros y documentos relacionados con las retenciones fiscales, en caso de que la Agencia Tributaria requiera documentación adicional en el futuro.
¿Cómo puedo tener siempre actualizados los datos de mis empleados?
Es muy recomendable que las empresas sean proactivas y tomen la iniciativa de proporcionar el Modelo 145 a sus empleados, permitiéndoles así realizar modificaciones en su información personal si fuera necesario. Esto es totalmente necesario en el caso de nuevas contrataciones y forma parte de la extensa documentación laboral que los profesionales deben completar al unirse a una organización. Pero también es necesario actualizar la información personal ya haya una modificación de los datos de las personas que afecte a la retención, como un matrimonio o el nacimiento de un hijo.
La gestión de este proceso puede simplificarse mediante soluciones de firma electrónica avanzada y envío de documentación laboral, como Hire & Sign de Squarepoint, diseñada específicamente para automatizar el envío y firma electrónica de manera masiva.
En situaciones donde la empresa experimenta alta rotación de personal, trabaja con plantillas estacionales, cuenta con un gran número de empleados, fomenta el teletrabajo o tiene múltiples centros de trabajo dispersos, Hire & Sign se convierte en un aliado perfecto para aumentar la eficiencia, reducir costes y garantizar la seguridad legal. Toda la documentación firmada por cada empleado estará organizada y disponible en caso de requerirse por la Agencia Tributaria u otras entidades oficiales. De esta manera, en tan solo un par de clicks, el departamento de Gestión de Personas se asegurará que la información del empleado en la que se basa las retenciones está actualizada y es correcta.
