El proceso de onboarding de una nueva incorporación empieza mucho antes de que el nuevo trabajador entre por la puerta. Contratos, materiales, accesos… deben están perfectamente listos con antelación para que se sienta acogido y bienvenido el primer día de trabajo. ¿Tienes identificadas todas las acciones que hay que llevar a cabo? En este post te vamos a ayudar a identificarlas.
Tengas o no un plan o protocolo de onboarding para el primer día, la primera semana, el primer mes e, incluso, el primer trimestre, es necesario anticipar una serie de tareas administrativas, logísticas y organizativas para que todo vaya como la seda durante los primeros días del onboarding.
Cada vez es más importante que los nuevos profesionales se sientan a gusto en la nueva organización desde el primer momento, conozcan el propósito y valores de la compañía, y puedan comenzar a desarrollar proyectos y a trabajar lo antes posible. Todo ello ayudará a reducir la tasa de abandono en los estadios iniciales del employee journey y aumentar la satisfacción del empleado. Ambos factores son imprescindibles para el buen gobierno y desarrollo económico de la empresa.
Formalización del vínculo laboral
La formalización del vínculo laboral implica la redacción del contrato laboral de acuerdo con la normativa vigente. Debe incluir información básica como el tipo de contrato, la duración, el salario y las condiciones de pago, las funciones del puesto, cláusulas de confidencialidad y competencia si las hay, y los derechos y obligaciones de ambas partes.
Una vez preparado, puede optarse por su firma física si la incorporación es presencial o utilizar soluciones de productividad como Hire & Sign, que permiten la gestión, envío y firma electrónica de documentación laboral. Esta herramienta está especialmente pensada para empresas con grandes plantillas, alta temporalidad y rotación y centros de trabajo geográficamente dispersos.
Ya no es necesario imprimir, enviar por correo o mensajero, firmar físicamente, escanear, volver a enviar… con la consecuente pérdida de tiempo y dinero y la posibilidad de errores humanos, pérdida de documentos y descontrol del seguimiento. Además, junto con el contrato para su firma se le puede adjuntar toda la documentación que el departamento de Recursos Humanos estime necesaria como códigos de conducta, manual del empleado, políticas de vestimenta o uso de dispositivos móviles.
Por otro lado, el primer día de trabajo, el nuevo empleado ya debe estar dado de alta en la Seguridad Social. Para ello, el responsable de Gestión de Personas habrá recabado toda la información necesaria para poder llevar a cabo este trámite. Esto implica comunicar estos datos al organismo correspondiente (Tesorería General de la Seguridad Social) para que se registre y se puedan realizar los pagos de las cotizaciones y beneficios correspondientes.
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Coordinación con el área técnica
Para que el onboarding fluya con facilidad, los responsables de Recursos Humanos pueden preparar una onboarding box con diferentes materiales de bienvenida, pero sin duda lo más importante es que el nuevo profesional cuenta con todo lo que necesita para empezar trabajar. Dependiendo del tipo de empresa, centro de trabajo y rol a desempeñar esto puede variar mucho, pasando por un portátil y teléfono móvil, a entrega de monos de trabajo, uniformes o, incluso, herramientas y maquinaria pesada.
Lo que está claro es que en muchas ocasiones necesitaremos coordinarnos con el departamento o los responsables de IT para solicitar y configurar ordenadores, licencias de software de las soluciones habituales necesarias para realizar nuestro trabajo o preparar cuentas de correo electrónico corporativas. Lo ideal es solicitar todo lo necesario con la suficiente antelación para que el día de la incorporación del nuevo profesional todo esté operativo y solo nos tengamos que preocupar por posibles incidencias puntuales.
Permisos y accesos
Antes del primer día de trabajo, también se ha debido gestionar los accesos al centro de trabajo, ya sea solicitando acceso a oficinas, realizando credenciales y haciendo copia de tarjetas y llaves. Si es común en la empresa, también deberá tenerse preparado tarjetas identificativas.
Algo obvio, pero que a veces no se prepara con antelación y produce una mala primera impresión, es contar con el espacio físico y el mobiliario de oficina necesario. En la onboarding box hemos podido incluir el portátil, el móvil, la tarjeta identificativa, cuaderno y bolígrafo corporativos, pero sin una mesa y silla de trabajo todo el esfuerzo anterior habrá caído en saco roto.
En este punto es importante tener en cuenta si el nuevo profesional tiene algún tipo de discapacidad física o intelectual o si por alguna otra razón necesita elementos adaptados o ergonómicos para facilitar su trabajo.
Comunicación
Otra acción clave es preparar la comunicación interna (y si aplica, externa) de la incorporación. Cada empresa tiene una serie de canales de comunicación corporativos y es una excelente idea utilizar todos ellos para dar la bienvenida al nuevo empleado. Puede ser desde un correo interno anunciando la nueva incorporación hasta una publicación en LinkedIn, una entrevista en la revista corporativa o un desayuno de bienvenida con el equipo.
Beneficios
Realizar con antelación todas estas tareas del pre onboarding facilita que los responsables del departamento de RRHH de la organización puedan prestar una atención más personalizada al nuevo profesional. Al no estar ocupados con gestiones logísticas de última hora, pueden dedicar más tiempo a resolver dudas y generar una experiencia de incorporación más cálida y humana.
Esto se traduce en una buena primera impresión del empleado que se encontrará más arropado, satisfecho y feliz de formar parte de una organización donde las personas son lo más importante. De esta manera, se facilita la retención, fidelización y orgullo de pertenencia convirtiendo una experiencia frecuentemente estresante en un primer punto de contacto con la empresa ágil y enriquecedor.
Un proceso de incorporación exitoso comienza mucho antes de que el nuevo profesional cruce la puerta (física o virtual) de la empresa. Anticiparse, coordinarse con otras áreas y cuidar cada detalle marca la diferencia entre una llegada caótica y una bienvenida fluida, profesional y humana. Preparar cada paso con antelación no solo es una cuestión de eficiencia operativa, sino una declaración de intenciones: en esta organización, las personas importan. Y cuando alguien siente que todo estaba listo para recibirle, comienza a construir desde el primer día un vínculo sólido, comprometido y duradero con su nueva empresa.
