En la vida laboral de cada empleado hay dos momentos cruciales: la incorporación en la nueva empresa y la desvinculación de la organización. El onboarding es un momento de nuevos inicios, de oportunidades y de ilusión, mientras que el offboarding, aunque puede deberse a diversas motivaciones, frecuentemente se percibe de manera más negativa. En ambos casos, el protocolo establecido y las acciones concretas son responsabilidad de los profesionales del área de Gestión de Personas. En este post, exploraremos cómo llevar a cabo un offboarding de forma responsable.
¿Qué es el offboarding?
Se entiende por offboarding la desvinculación entre el trabajador y la organización debido a la finalización de la relación contractual que les une. La decisión de la baja laboral puede haber sido tomada por el empleado o por la empresa, y esta desvinculación puede suceder después de meses o décadas de trabajo en la misma organización. Los motivos de la baja laboral pueden ser muy diversos, y todo esto debe ser tenido en cuenta a la hora de gestionar el offboarding para que sea de la manera más respetuosa, fluida y empática.
Cómo gestionar un offboarding de manera responsable
Los departamentos de Recursos Humanos, especialmente en empresas con alta rotación y estacionalidad, deberían contar con un protocolo de desvinculación que esté en sintonía con la cultura corporativa de la organización. Como sucede en todas las relaciones, los finales suelen decir mucho más de las personas y las empresas que los comienzos.
El primer paso es una comunicación directa, clara y transparente. Ya sea por decisión del profesional o de la empresa, es importante ser honesto y agradecido. La empatía en este caso, en ambas direcciones, es fundamental.
Es igualmente relevante comunicar la decisión al resto de los profesionales relacionados con el empleado que deja la organización, ya sean supervisores, compañeros, subordinados, socios, proveedores o clientes.
Realizar una reunión para dar un feedback sobre el desarrollo profesional del empleado en la compañía y acordar los próximos pasos de forma conjunta es también una buena práctica. En los casos en que sea posible, es preferible terminar proyectos, hacer un traspaso de responsabilidades y conocimientos. Todo ello podrá realizarse de manera más amigable si hay claridad sobre las necesidades y expectativas de ambas partes. En este encuentro es esencial agradecer el trabajo realizado y conocer la opinión del empleado sobre la empresa, lo que permitirá detectar posibles áreas de mejora.
La salida de un trabajador de la organización conlleva también la coordinación con diferentes áreas de la empresa, como por ejemplo IT o el departamento financiero, para que cada fase del proceso de offboarding se lleve a cabo de manera ordenada, sin adelantar pasos antes de que el empleado esté debidamente informado por sus responsables o por el departamento de Capital Humano.
La recuperación de material corporativo debe hacerse de manera cuidadosa y efectiva. Es una buena idea llevar un registro de todo el material que el empleado debe devolver a la empresa, que puede incluir desde llaves, pases de identificación y tarjetas de crédito corporativas hasta teléfonos móviles, ordenadores, material de oficina o vehículos corporativos.
Por último, la documentación asociada al fin de la relación laboral es uno de los puntos más delicados y puede originar momentos desagradables si no está perfectamente calculado, gestionado y firmado. Toda la documentación relacionada con el finiquito, posible indemnización, documentos fiscales y acuerdos de no competencia debe estar debidamente firmada por ambas partes para evitar cualquier problema a futuro. Recordemos que son momentos de alta intensidad emocional para ambas partes, y la agilidad y facilidad en estos trámites permite a los responsables de Gestión de Personas dedicar tiempo y atención a acompañar al empleado en este proceso.
Después de esto, habrá que reducir al máximo cualquier brecha de seguridad en la empresa, eliminando lo antes posible el acceso del ex empleado a las cuentas de correo y plataformas corporativas, bases de datos, aplicaciones y documentos confidenciales.
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Beneficios de un proceso de offboarding responsable
El principal beneficio de un offboarding bien gestionado es el bienestar integral de todos los involucrados: tanto el profesional que finaliza su relación con la empresa como del responsable de Recursos Humanos que debe comunicar y gestionarlo. Cualquier salida es un momento delicado debido al papeleo y las emociones que entran en juego. Quizás haya ansiedad, nerviosismo, enfado o tristeza. Depende de muchos factores, pero un buen protocolo de offboarding, llevado de manera fluida y auténtica, facilitará la acogida y gestión de las emociones de los interesados, dándoles el tiempo y la atención que merecen creando un ambiente más positivo.
Un buen cierre también repercute en la relación futura del empleado con la organización y en la reputación de la empresa. La vida laboral es impredecible, y lo que hoy es una baja voluntaria para perseguir un sueño, mañana puede ser una vuelta a la empresa con nuevas experiencias. Si la relación termina en buenos términos, este regreso será mucho más natural.
En cuanto a la reputación, todos hemos visto comentarios en redes sociales de empleados que denuncian malas prácticas tras abandonar una organización. Este tipo de publicaciones pueden generar una crisis reputacional que se evita con un offboarding bien gestionado. En contraste, cuando los empleados se despiden agradecidos y satisfechos, hablan muy bien de la cultura de la empresa, lo que favorece la atracción y retención de talento.
Cómo Hire & Sign puede ayudarte en el offboarding
Después de leer todo lo anterior, el comentario más común de los responsables de Recursos Humanos suele ser: «Sí, el offboarding es importante, pero hay demasiados detalles a gestionar. No siempre hay tiempo para cuidar cada aspecto, y la carga emocional a veces se suma a la carga administrativa”.
Ganar tiempo automatizando tareas mecánicas y repetitivas que no aportan valor añadido es uno de los principales objetivos de nuestra solución de gestión, envío y firma electrónica de documentación laboral. Hire & Sign te permite mejorar el proceso de offboarding, agilizando los procesos administrativos, mejorando la experiencia del empleado y asegurándote de que todo cumple con la normativa legal vigente.
Con unos pocos clicks, puedes resolver todo el papeleo y dedicar tiempo a lo que realmente importa: sentarte con ese compañero que deja la empresa para compartir reflexiones, anécdotas o, simplemente, unos minutos de tu tiempo, para que se vaya con la certeza de que, en tu organización, las personas siempre cuentan.
