5 motivos para implementar la firma digital en mi empresa

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Se acerca la campaña de Navidad y organizaciones de todos los sectores empresariales, especialmente retail y restauración, comienzan a seleccionar personal de refuerzo. Estas nuevas contrataciones, en muchas ocasiones masivas, implican un trabajo extra para los departamentos de Gestión de Personas que, además de realizar la selección de personal, deben gestionar toda la documentación laboral asociada. Altas y bajas que deben ser firmadas en muy corto plazo de tiempo y que pueden colapsar a los equipos. Por ello, cada día más empresas optan por soluciones de productividad que automatizan el envío y firma electrónica de documentación laboral.

Tabla de contenidos

¿Cuáles son los principales motivos para usar soluciones de firma electrónica?

Rapidez

La gestión manual es impensable en entornos de trabajo híbridos con cada día mayor presencia del trabajo en remoto y con oficinas dispersas geográficamente. En el ámbito laboral el tiempo es oro y no siempre se puede depender de la velocidad de correos tradicionales o desplazamientos presenciales para tener los documentos firmados.

Herramientas de firma electrónica también se quedan cortas si las comparamos con soluciones que automatizan la preparación, el envío y la monitorización de la firma electrónica de documentación laboral.

De esta manera, los contratos, acuerdos y formularios necesarios se pueden enviar y firmar en cuestión de minutos, sin perder tiempo persiguiendo a los nuevos trabajadores y mejorando tanto la productividad como la satisfacción de los empleados. En pocas horas se puede tener listo lo que de otra maneras puede tardar semanas.

Rentabilidad

El ahorro de costes, tiempo y dinero, es un factor importante a tener en cuenta en cualquier empresa. Soluciones avanzadas de firma electrónica eliminan los gastos asociados a impresión de documentos, su envío y almacenamiento físico.

La automatización de este proceso de envío y firma electrónica de documentación laboral, además, reduce las horas de los profesionales destinado a estas tareas, con lo que disponen de más tiempo para realizar otros trabajos donde aportar mayor valor añadido. La mejora de la eficiencia se traduce en un ahorro de costes significativo.

Seguridad

La automatización de procesos reduce los errores humanos y las posibles sanciones asociadas a ellos. Además, este tipo de soluciones están diseñadas para garantizar la seguridad jurídica, la autenticidad y la integridad de los documentos firmados.

Las técnicas de cifrado y los registros digitales que documentan todo el proceso facilitan el seguimiento y la auditoría de los documentos. La documentación estará disponible en la nube, debidamente organizada, para facilitar su revisión en caso de una posible inspección.

Flexibilidad en la integración con otras soluciones

Otro de los principales motivos por lo que merece la pena implantar una solución de mejora de la productividad es que se integra perfectamente con otros sistemas de gestión de recursos humanos (HRMs) o de gestión de nómina.

Las soluciones de firma permiten capturar los datos del empleado de estos sistemas y simplifican y agilizan los flujos de trabajo, mejorando la colaboración y permitiendo aprovechar al máximo las inversiones tecnológicas anteriores.

Por ejemplo, al tener automatizado todo el proceso de extremo a extremo se tendría todo el procedimiento controlado, desde la creación del documento hasta la firma electrónica por ambas partes (empresa y empleado) y archivo, todo dentro de las herramientas laborales habituales.

Sostenibilidad

La transformación digital que se despliega en las empresas normalmente tiene como objetivo aumentar la productividad, la eficiencia y, en definitiva, la rentabilidad.

Sin embargo, la transformación digital también ayuda a la sostenibilidad medioambiental. Al desaparecer las impresiones en papel, ahorramos todos los consumibles y energía asociada. Al eliminar los desplazamientos para realizar la firma de documentos físicos, reducimos nuestra huella de carbono y emisiones de CO2. Se trata de un paso más para alcanzar esa oficina sin papeles y demuestra el compromiso empresarial con la responsabilidad ambiental.

Esto puede derivar en una mejora de la reputación corporativa tanto desde un punto de vista interno (mayor orgullo de pertenencia de los empleados), como externamente, ya que cada vez más consumidores tienen una mayor conciencia social y apuestan por organizaciones con valores que apoyan los principales ODS.

Por todo ello, las soluciones de productividad que automatizan el envío y firma electrónica de documentación laboral revolucionan la gestión al ofrecer rapidez, rentabilidad, seguridad, flexibilidad y sostenibilidad. Esta modernización puede suponer en muchas ocasiones una gran ventaja competitiva que marca la diferencia.

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