Hoy en día, con el auge del trabajo remoto, es completamente normal que los empleados utilicen dispositivos móviles, como portátiles, tablets o smartphones, para conectarse a sistemas de la empresa desde cualquier lugar. Estos dispositivos pueden ser tanto propiedad de la compañía como del propio empleado, y se utilizan tanto dentro como fuera del horario laboral. Esta flexibilidad permite a los trabajadores ser más productivos, adaptarse a nuevos entornos y realizar tareas desde cualquier lugar. Sin embargo, a pesar de todos los beneficios, la posibilidad de trabajar de forma remota también plantea riesgos importantes en términos de seguridad de la información.
Es en este contexto donde se hace esencial contar con una Política de Seguridad de Dispositivos Móviles. No solo es una herramienta útil, sino una necesidad crítica para garantizar que la información de la organización esté protegida en todo momento, independientemente de dónde se encuentre el dispositivo o el empleado. Además, es crucial que todos los miembros de la empresa estén al tanto de estas normas desde su primer día, lo que asegura que cada uno esté preparado para mantener la seguridad de toda la organización.
La tecnología trae riesgos
La tecnología nos ha dado la libertad de trabajar desde prácticamente cualquier lugar, como si estuviéramos en las oficinas corporativas. Ya no es necesario estar en un escritorio fijo o utilizar solo equipos proporcionados por la empresa para realizar las tareas laborales. Sin embargo, esta libertad también conlleva riesgos. El acceso remoto a aplicaciones, plataformas y, sobre todo, a información confidencial, debe estar respaldado por medidas de seguridad adecuadas. Si no se implementan las medidas correctas, estamos exponiendo la empresa a riesgos de pérdida de datos, ciberataques o accesos no autorizados.
En este escenario, la responsabilidad está dividida. Por un lado, el departamento de Sistemas tiene la tarea de implementar las soluciones técnicas necesarias para proteger los dispositivos y la red. Sin embargo, los empleados también tienen un papel clave. Acciones tan simples como establecer contraseñas seguras, evitar conectarse a redes Wi-Fi públicas o gestionar adecuadamente las aplicaciones que se descargan en los dispositivos pueden marcar la diferencia entre mantener la seguridad o sufrir una brecha de seguridad.
Por ello, una política de seguridad para dispositivos móviles no solo debe centrarse en las herramientas tecnológicas, sino en la colaboración activa de toda la empresa. Al final, la seguridad es un trabajo en equipo, y la política debe reflejar esa realidad, explicando de forma clara su importancia y los beneficios de seguirla. Pero, ¿qué aspectos debe incluir una política de este tipo para ser verdaderamente efectiva?
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Elementos fundamentales
Una política efectiva debe tener varios componentes clave para garantizar que la información de la empresa esté protegida y que todos los empleados sepan cómo manejar los dispositivos de manera segura. Algunos de los aspectos más importantes a incluir son los siguientes:
Propósito y alcance de la política
Lo primero que debe abordar la política es su propósito: proteger la información y minimizar riesgos, sin complicar la vida de nadie. Es importante que todos los empleados comprendan desde el principio el motivo de la política y por qué es crucial para la seguridad de la empresa. Además, debe detallar claramente el alcance de la política: a quién se aplica, qué dispositivos están cubiertos (corporativos, personales o ambos), y cómo los empleados deben gestionar esos dispositivos.
Control de recursos corporativos
Uno de los pilares más importantes de la política es el control de los recursos corporativos. Desde el momento en que un empleado solicita un dispositivo, debe existir un registro claro de qué equipos están asignados y qué software se ha instalado en cada uno. El departamento de Sistemas debe tener la capacidad de llevar un control de inventario y asegurarse de que todos los dispositivos estén actualizados, con el software necesario y con las medidas de seguridad implementadas.
También es importante que los empleados comprendan que cualquier cambio en el hardware, software o configuración debe pasar por el departamento técnico. Esto incluye la instalación de aplicaciones o la modificación de las configuraciones de seguridad. Los empleados no deben hacer ajustes sin supervisión para evitar crear vulnerabilidades.
Manejo adecuado de la información
Otro aspecto fundamental es cómo se maneja la información confidencial. Para evitar que los datos de la empresa estén en riesgo, la política debe establecer que la información que no sea estrictamente necesaria para realizar el trabajo no debe almacenarse en los dispositivos móviles. Además, todos los datos sensibles deben ser cifrados. Si un dispositivo se pierde o es robado, el cifrado asegura que los datos almacenados sean inaccesibles para cualquier persona no autorizada.
Contraseñas y autenticación
Las contraseñas son la primera línea de defensa para proteger los dispositivos y las aplicaciones. Por eso, es fundamental que los empleados utilicen contraseñas robustas y únicas para cada cuenta, y que activan la autenticación en dos pasos siempre que sea posible. Esta doble capa de protección reduce enormemente el riesgo de que las cuentas sean hackeadas, incluso si alguien consigue adivinar la contraseña.
Conexión a redes seguras
Una de las mayores vulnerabilidades al trabajar de forma remota es la conexión a redes Wi-Fi públicas. Estas redes son altamente inseguras y pueden ser fácilmente explotadas por cibercriminales. Para mitigar este riesgo, las políticas de seguridad suelen recomendar el uso de redes privadas virtuales (VPN), que protegen la transmisión de datos incluso en entornos de red no confiables. De esta manera, los empleados pueden trabajar de forma segura, incluso cuando estén en una cafetería o en un hotel, sin preocuparse de que sus datos sean interceptados.
Actualizaciones y mantenimiento
Mantener el sistema operativo y las aplicaciones actualizadas es otra de las claves para proteger los dispositivos móviles. Las actualizaciones de software incluyen correcciones de seguridad importantes que deben aplicarse de inmediato. Una versión desactualizada de una aplicación o sistema operativo puede ser un punto de entrada perfecto para los atacantes. La política debe promover el hábito de realizar actualizaciones regulares y notificar a los empleados sobre las versiones de software y las aplicaciones aprobadas por la empresa.
Formación y concienciación
Una política de seguridad no puede quedarse solo en el papel. Es necesario que los empleados no solo la conozcan, sino que también sepan cómo aplicarla correctamente. La formación es la mejor herramienta para lograrlo. Los empleados deben entender los conceptos básicos de ciberseguridad, como identificar correos fraudulentos, crear contraseñas seguras o evitar abrir enlaces sospechosos.
Además, la formación debe ser práctica y amena. Si logramos que los empleados se involucren en el proceso de aprendizaje de manera activa, la política será más efectiva. Las sesiones de formación pueden incluir ejemplos prácticos y pruebas interactivas para hacer que el proceso sea más atractivo y fácil de entender.
Comunicación de la política
Una vez que la política está definida, es esencial comunicarla a todos los empleados de forma eficiente. Herramientas como Hire & Sign son ideales para gestionar, enviar y firmar electrónicamente toda la documentación laboral, incluida esta política. Estas herramientas no solo garantizan que todos estén al tanto de las normas, sino que también facilitan el proceso, ahorrando tiempo y recursos para el equipo de Recursos Humanos.
Una buena política de seguridad de dispositivos móviles no solo protege la información de la empresa, sino que también mejora la confianza entre los empleados y los clientes, refuerza la imagen de la organización y fomenta un entorno seguro donde la tecnología puede aprovecharse al máximo. Si tu empresa aún no tiene una política de este tipo, no esperes a que ocurra un problema para actuar. El momento de dar el paso es ahora. Protege lo más valioso que tiene cualquier organización: su información y su equipo humano.
