La selección de personal es, sin duda, una de las tareas principales, de los responsables del departamento de Gestión de Personas. Sin embargo, el acompañamiento de los profesionales durante toda su vida laboral en la organización es lo que consigue la fidelización y retención del talento.
Un employee journey que comienza con la atracción y termina con el offboarding involucra el envío y firma de numerosa documentación laboral que el departamento de RRHH debe gestionar de manera ágil, especialmente cuando se da una alta rotación y temporalidad de las contrataciones.
Qué es employee journey
El employee journey hace referencia al recorrido que realizan los trabajadores dentro de la organización, desde el primer contacto con el departamento de Recursos Humanos antes de la contratación hasta el día que finalizan la relación laboral.
La calidad y satisfacción de este viaje impactan directamente en la fidelidad, orgullo de pertenencia y permanencia en la organización. Por ello, es muy interesante contar con un employee journey map que nos marque las diferentes etapas del ciclo de vida del empleado y así gestionar ordenadamente todas las iniciativas relacionadas y poder dar solución de manera ágil y efectiva o los posibles problemas que puedan surgir.
Etapas del employee journey
Diferentes modelos pueden dividir el ciclo de vida del empleado en distintas etapas, pero las más generales serían: atracción, reclutamiento, onboarding, desarrollo, retención y separación.
Atracción
En esta etapa el candidato conoce a la empresa por su notoriedad, reputación y canales de comunicación corporativos. La información que recopile influirá en su decisión de inscribirse en una oferta laboral o no. Por ello, el departamento de Gestión de Personas debe trabajar junto con Comunicación y Marketing para comunicar efectivamente el propósito, valores de la compañía, cultura corporativa y beneficios sociales que refuercen el employer branding.
Reclutamiento
Este es el primer punto de contacto real con la organización, y la experiencia del candidato debe ser cuidada en cada detalle. La transparencia y una comunicación clara en cada fase del proceso de selección son altamente valoradas. Una experiencia positiva en esta etapa mejora la percepción de la empresa y aumenta el compromiso del candidato si es contratado.
Onboarding
Una vez acordadas las condiciones laborales, se procede a la firma del contrato. Aquí comienza el reto administrativo para los responsables de Gestión de Personas, especialmente cuando hay múltiples incorporaciones simultáneas.
Lo primero es proceder a la solicitud de toda la documentación necesaria para preparar el contrato y el alta en la Seguridad Social. Contrato laboral, copia del DNI o pasaporte, afiliación a la Seguridad Social, modelo 145 para la retención del IRPF y datos bancarios para la gestión del pago de la nómina son los primeros documentos que empiezan a llenar la carpeta asignada a la nueva incorporación.
Cuando está todo preparado, soluciones de envío y firma electrónica de documentación laboral como Hire & Sign facilitan la vida de los responsables de Gestión de Personas al agilizar y garantizar la seguridad de todo el proceso. Porque además del contrato, durante este onboarding, que muchas veces puedes ser digital, también suele ser necesaria la firma de acuerdos de confidencialidad (NDA), políticas internas (como el uso de dispositivos móviles) o información relativa al plan de prevención de riesgos laborales.
La automatización de estas tareas administrativas libera a los profesionales de Recursos Humanos para poder dar una atención más personaliza a la nueva incorporación, ayudándole a conocer sus funciones, equipo y a la organización en general. De esta manera, la integración en la cultura empresarial se dará de manera más agradable y fluida.
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Desarrollo
El desarrollo es un proceso continuo en el que los empleados perfeccionan sus conocimientos y habilidades para mejorar su desempeño y crecimiento profesional. Esto les abre nuevas oportunidades laborales dentro de la empresa, que pueden estar recogidas dentro de planes de carrera. Durante esta etapa la firma de acuerdos sobre teletrabajo o flexibilidad horaria, planes de desarrollo y formación o cambios internos son frecuentes.
Durante los años que el profesional trabaja en la organización es común que también tenga que firmar documentación relativa a revisiones médicas, conocer la política de Responsabilidad Social Corporativa de la empresa o, incluso, documentación más concreta como políticas de acoso en el trabajo. Hire & Sign se convierte en el aliado perfecto para que toda la documentación sea enviada y firmada en tan solo un par de clicks.
Retención
Después de años de experiencia en la organización, los empleados se vuelven parte esencial de los equipos y la empresa debe desplegar planes para fidelizar al talento. Además, del salario, la posibilidad teletrabajo, la flexibilidad de horarios y los beneficios sociales son algunos de los aspectos más valorados.
También es importante desarrollar planes de incentivos, de promoción y de reconocimiento para que los profesionales se sientan reconocidos y valorados en sus proyectos y tareas diarias. La creación de un excelente clima laboral en el que se pone foco en el bienestar integral de los empleados es la mejor estrategia para que la empresa cuente con equipos de profesionales consolidados.
Separación
El employee journey concluye cuando se pone fin a la relación laboral entre la organización y el empleado, ya sea por baja voluntaria, fin de contrato, jubilación o despido. Este momento es delicado debido a su carga emocional y es aconsejable tener implementando un plan de offboarding para que todas las comunicaciones y gestiones se den en el orden debido y de la manera más empática posible.
En estos momentos toca gestionar la carta de dimisión o despido, el finiquito y posible indemnización, el certificado de empresa para el SEPE y la entrega de los equipos y materiales de trabajo.
En estos momentos, es posible que sea aconsejable realizar una entrevista de cierre, encuesta de salida para mejorar el employer branding y gestionar cartas de recomendación o acuerdo de no competencia post contractual si aplica.
Como vemos, durante todos los años de vida laboral del profesional en una empresa requiere la atención y acompañamiento de los profesionales de RRHH. Todas las acciones mencionadas necesitan de un trabajo de creación, gestión, envío y firma de la documentación laboral que, si se automatiza, dejará más tiempo libre para ofrecer un trato más personal y dedicado en las diferentes etapas del ciclo de vida del profesional. Hire & Sign puede ayudarte a conseguir ese tiempo extra que tanto necesitas.
