Iniciar la jornada laboral puede ser un verdadero desafío, especialmente en el mundo de los Recursos Humanos. Desde que suena el despertador, la mente comienza a dar vueltas: altas, bajas, contratos… Cada día se siente como una carrera contra el reloj, con montones de papeles que parecen multiplicarse en la mesa. La rutina de gestionar documentos puede resultar abrumadora, dejando poco espacio para pensar en lo que realmente importa: el bienestar y la experiencia de los empleados. Pero, ¿y si hubiera una forma de simplificar todo ese proceso?
Mi día a día entre papeles y estrés
08:00 AM – Café, necesito café…
El despertador suena y lo único que me levanta de la cama es la idea de una buena taza de café. Mientras me preparo, empiezo a repasar mentalmente la que se viene encima: altas, bajas, contratos, impresiones… y mi favorito, el escáner. Respiro hondo y me digo a mí mismo: “Venga, tú puedes”. Si no me doy ánimos, ¿quién lo hará?
09:00 AM – Nuevas incorporaciones
Ya en la oficina, lo primero que hago es abrir el correo. ¡Oh, sorpresa! 27 correos sin leer. Unos cuantos son del equipo de IT, pidiéndome que pase por la oficina para revisar las condiciones de su contrato. Pero antes de eso, la prioridad: una nueva incorporación que se espera para mañana. Fantástico. Toca preparar su contrato y la infinita lista de documentos que tiene que firmar. A por ello.
09:30 AM – Impresión, firma, escaneo… y vuelta a empezar
Aquí estoy, ajustando la plantilla del contrato. Nombre, dirección, salario… todo lo habitual. Parece sencillo, pero cualquier error me costaría otro café. Finalmente, lo imprimo. Ahora viene la parte emocionante: firmar cinco páginas, con ese bolígrafo que misteriosamente siempre desaparece cuando más lo necesitas. Firma aquí, firma allá… Bien, todo firmado.
Ahora toca escanear. Y aquí es donde empieza el verdadero reto del día. El escáner de la oficina parece tener vida propia, como si hoy decidiera que no quiere trabajar. Primera hoja, torcida. Segunda hoja, mitad fuera del margen. Tercera hoja… parece que lo conseguí. Después de varios intentos, consigo escanear todo. ¡Hurra! Aunque me lleva 30 minutos.
10:15 AM – Preparo el sobre y llamo al mensajero
Con el contrato digitalizado y las otras seis mil hojas de documentos necesarios (vale, igual exagero, pero es que parecen demasiados), me siento a preparar el sobre. Me aseguro de que no falte ni una hoja, porque ya me ha pasado alguna vez que olvidé algún papel clave y el empleado tuvo que firmar todo otra vez. Cuando tengo todo listo, llamo al mensajero. «Por favor, que venga antes de las 12:00», rezo en silencio. Aunque tampoco sería la primera vez que llega tarde y tengo que enviar el paquete al día siguiente. Lo que supone que se sume a las altas y bajas de mañana y el seguimiento de donde está cada documentación se me complique un poco.
11:00 AM – Tramito bajas, pero que no cunda el pánico
Mientras espero al mensajero, decido avanzar con la gestión de dos bajas que recibí ayer. Formulario para la Seguridad Social, baja en el sistema de nóminas, carta de finalización de contrato… todo lo de siempre. Lo hago manualmente porque, claro, ¿por qué habría de tener un sistema que haga esto de forma automática? Y sí, más impresiones, firmas y escaneos. Siento que vivo pegado a la impresora y al escáner, en un bucle sin fin. El día de la marmota, vamos.
12:00 PM – Aún quedan más papeles, ¿se reproducen?
Es casi mediodía y el jefe de uno de los departamentos me pide que revise las condiciones del contrato de uno de sus empleados. Más plantillas, más impresiones, más firmas. Mi mesa está inundada de papeles. Y yo, sin tiempo ni energía para pensar en algo que no sean trámites. Mi lista de pendientes sigue creciendo. Y el mensajero, por cierto, sigue sin aparecer.
14:00 PM – Hora de comer… o no
Decido que es hora de parar y comer algo. Aunque la verdad, lo que más me gustaría es que alguien me dijera que todos estos trámites han desaparecido mágicamente. Pero no. Así que, tras comer a la carrera un bocadillo en mi mesa, vuelvo a lo de siempre. A ver si acabo a tiempo para las bajas de hoy, porque si no, mañana tendré que lidiar con ellas junto con más incorporaciones. Un planazo.
17:30 PM – Otro día más
El día llega a su fin, o eso espero. Todavía estoy esperando la confirmación de que algunos documentos han llegado a su destino. Y la sensación de no haber hecho nada productivo en todo el día. Todo mi tiempo lo he dedicado a gestiones y papeles, y siento que no he podido dedicarme a lo importante: mejorar la experiencia de los empleados, pensar en programas de bienestar, analizar el rendimiento del equipo… Lo que realmente importa, lo que podría aportar valor a la empresa. Pero no. Mañana más de lo mismo.
Lectura recomendada
Un día con Hire & Sign: del caos a la tranquilidad
08:00 AM – Cafecito mañanero
Me levanto, tomo mi café tranquilamente y reviso mi agenda. Hoy hay un par de altas y un par de bajas que gestionar, pero no me preocupa. Desde que trabajamos con Hire & Sign, sé que todo va a ir sobre ruedas. Mientras tanto, pienso en cómo mejorar la formación interna o en proponer nuevas políticas de bienestar para los empleados. Podré ir a comer a casa de mi madre y terminar el día satisfecha del trabajo realizado.
09:00 AM – Todo automatizado
Llego a la oficina y abro Hire & Sign. El contrato del nuevo empleado está listo, completamente personalizado con sus datos y acompañado de todos los documentos necesarios, desde la política de privacidad hasta el acuerdo de confidencialidad. Y lo mejor: no tengo que imprimir nada, ni firmar ni escanear. Con un clic, se envía todo al nuevo trabajador, que lo firmará de manera digital desde su móvil o portátil. Más fácil, imposible.
09:30 AM – La magia de la firma electrónica
Pocos minutos después, recibo la confirmación de que el empleado ha firmado su contrato. Todo queda guardado en la nube, seguro y accesible desde cualquier lugar. No más sobres, ni mensajeros, ni impresiones. Solo un par de clics y todo está listo. Y cuando es una nueva incorporación, es sencillo. Pero cuando tenemos incorporaciones masivas, es igual de ágil y fácil.
10:00 AM – Bajas resueltas en minutos
Las bajas que antes me llevaron horas, ahora se gestionan en cuestión de minutos. Con Hire & Sign, selecciono a los empleados, el sistema asocia los documentos necesarios, se envía para su firma y todo queda archivado en la plataforma. Así de fácil.
11:00 AM – Tiempo para lo que realmente importa
Con todo automatizado, puedo dedicar el resto de la mañana a lo que de verdad añade valor. Me reúno con el equipo para hablar sobre cómo mejorar la experiencia de los empleados en la empresa, y dedico tiempo a analizar el clima laboral, planteando estrategias para hacerlo más saludable y productivo.
17:00 PM – Termino el día con una sonrisa
Hoy ha sido productivo y he podido concentrarme en lo que realmente importa. Los trámites han sido rápidos y sin complicaciones gracias a Hire & Sign. Por fin, siento que mi trabajo de Recursos Humanos no se trata solo de papeleo, sino de ayudar a que la empresa y sus empleados crezcan. ¡Bendito el día que implantamos esta solución de gestión, envío y firma electrónica!
