Largos procesos de selección en grandes empresas con multitud de candidatos hacen prácticamente imposible atender de manera personalizada a todos. La Inteligencia Artificial, una vez más, echa una mano a los responsables de Gestión de Personas para que la experiencia del empleado sea más personal y positiva desde estos estados iniciales.
La búsqueda de trabajo ha sido siempre un momento delicado y estresante para los candidatos. Buscar ofertas, redactar cartas de presentación, enviar CVs, realizar entrevistas telefónicas, entrevistas presenciales… Cuando, además, el candidato forma parte de varios procesos de selección en diferentes organizaciones es de vital importancia contar con información actualizada y feed back de cada fase del proceso para tomar las decisiones más adecuadas.
Esta fase inicial de contacto con la marca empleadora suele estar plagada de desencuentros: correos que no reciben respuesta o tarda días en llegar, llamadas perdidas para concertar una cita, formularios que no llegan nunca… Esta incertidumbre e indefinición ralentiza en proceso de contratación, genera inseguridad en el candidato y, a veces, llega incluso a generar una mala impresión.
Hoy en día, la Inteligencia Artificial ha transformado este primer acercamiento a los candidatos a través de chatbots conversacionales que no dejan un correo traspapelado sin responder debido a la ingente cantidad de trabajo del departamento. Estos asistentes inician una conversación con el candidato de manera inmediata, personalizada y automatizada, brindando la información necesaria, mejorando la experiencia y disminuyendo la carga de trabajo.
Qué es un chatbot conversacional en RRHH
Un chatbot conversacional es un programa de IA diseñado para mantener conversaciones con seres humanos en un lenguaje natural. En el ámbito de RRHH, estos chatbots se pueden programar para realizar las primeras interacciones con los candidatos antes de que intervenga el reclutador del departamento.
Este tipo de “agente” no filtra ni toma decisiones. Su misión es agilizar las primeras interacciones del candidato con la empresa, dando las gracias por el envío de formularios, confirmar la disponibilidad para posibles entrevistas o, incluso, agendarlas sin cruzar eternas cadenas de correos electrónicos gracias a la sincronización de las agendas.
También es muy habitual programar el chat para que pueda responder a las preguntas más frecuentes del candidato sobre la empresa, desde la dirección física para acudir a la entrevista o el número de empleados de la organización hasta su distribución geográfica. Y, por supuesto, responde preguntas concretas sobre la oferta de empleo a la que ha presentado su candidatura.
Beneficios de chatbot en reclutamiento
Una de las principales ventajas de utilizar chatbots conversacionales en las etapas iniciales del proceso es precisamente acelerar estos primeros pasos. En un entorno laboral con escasez de talento y una competencia feroz, tardar varios días en contestar un correo puede ser la diferencia entre poder contratar a un excelente candidato o que termine en otra empresa.
Gracias a la integración con Google u Outlook se pueden agendar fácilmente las entrevistas de selección sin la necesidad de cruzar numerosos correos para conocer la disponibilidad horaria de los participantes. El asistente ofrecerá varias franjas horarias para que en candidato elija la que mejor le parezca y le enviará la convocatoria para su aprobación. Sin llamadas, intercambio de correo ni errores humanos.
Es habitual que los integrantes de un proceso de selección ya se encuentren trabajando en otra empresa, lo que dificulta poder enviar y recibir correos o llamadas del potencial futuro empleador en horario laboral. Por eso, la disponibilidad 24/7 de la Inteligencia Artificial permite comunicarse con el candidato fuera de los horarios de oficina. De otra manera, la comunicación entre el candidato y el responsable del proceso de selección suele ir con retardo y lentitud.
La Inteligencia Artificial permite mantener un gran número de conversaciones con diferentes candidatos al mismo tiempo, lo que se traduce en un proceso de selección altamente optimizado. Así, los candidatos están informados en todo momento y esto mejora considerablemente la experiencia del potencial empleado, lo que refuerza el employer branding.
Esta mejor imagen no solo es debido a la agilidad y buen trato en el proceso de selección, sino a valores de la cultura corporativa como la innovación, la transformación digital o poner en el centro a las personas.
Un ejemplo de esto es Alex, el asistente de reclutamiento de Prosegur que ayuda a seleccionar a los mejores candidatos y mejora la experiencia de los candidatos simplificando los procesos.
“La digitalización de nuestros procesos de Recursos Humanos nos permite mejorar la gestión del personal y ofrecer a nuestros empleados un entorno de trabajo dinámico y tecnológico, lo que les brinda oportunidades de desarrollo en un contexto innovador”, comenta Belén Fernández, directora global de talento y formación en la empresa de seguridad.
Lectura recomendada
Ejemplo de conversación con chatbot
Imagina que como responsable del área de Gestión de Personas has publicado una oferta de trabajo, has seleccionado a posibles candidatos y quieres empezar la comunicación con ellos. Una vez programado el bot, la conversación sería la siguiente, adaptada a todos y cada uno de los posibles candidatos, ya sean 1, 10, o 100.
Chatbot RRHH: ¡Buenos días, María! Gracias por presentar tu candidatura al puesto de Especialista de Marketing Digital. Tu perfil nos ha parecido muy interesante. ¿Tienes disponibilidad para contestar a un par de preguntas?
María: Buenos días. Sí, claro. Dime
Chatbot RRHH: Nos gustaría confirmar que tienes experiencia en campañas en Meta Ads y Google Ads. ¿Es así?
María: Sí, he gestionado campañas en las dos plataformas durante los tres últimos años.
Chatbot RRHH: Perfecto. Tenemos disponibilidad para realizar la primera entrevista el martes a las 10:00 o el jueves a las 12:00. ¿Qué hora te vendría mejor?
María: El jueves a la 12:00 está bien para mí.
Chatbot RRHH: Genial. Acabamos de enviarte la convocatoria a tu correo electrónico maria.gil.candidata@gmail.com. ¿Tienes alguna cuestión en la que pueda ayudarte?
María: Gracias por la convocatoria. ¿Me puedes recordar la dirección de la oficina de Madrid?
Chatbot RRHH: Toda la información viene en el correo de convocatoria, pero te recuerdo que nuestras oficinas están en la calle Diego de León, 52, primera planta. Puedes llamar a Elena, de RRHH (623 404 505) cuando llegues el jueves a las 12:00.
María: Genial, muchas gracias por la información.
Chatbot RRHH: A ti. ¡Nos vemos el jueves! Un saludo.
Riesgos y recomendaciones
La implementación de chatbots conversacionales para que den respuesta a los candidatos en las primeras fases de un proceso de selección debe hacerse con cuidado para que los diálogos no sean demasiado fríos e impersonales. No se trata de sustituir al equipo de Gestión de Personas, sino de facilitarles su labor con tareas más simples que se pueden automatizar para que puedan liberar tiempo en crear relaciones más sólidas con los miembros de los equipos.
Gracias a la ayuda de chatbots conversacionales podemos darle un trato más humano a cada candidato. Lo haremos a través de IA, sí, pero con esta ayuda podremos darle una respuesta rápida y eficaz, lo que contribuye a reducir la inseguridad e incertidumbre propias de un proceso de selección.
Por último, lo que resulta muy recomendable es advertir desde el primer momento que se está interactuando con un agente virtual. Es una cuestión de ética y transparencia y sienta las expectativas sobre el alcance de la comunicación. También es importante que todos los diálogos generados por IA sean supervisados por el responsable de RRHH. Por muy bien entrenado que esté un bot siempre pueden surgir palabras o frases imprevistas que la IA no sepa gestionar.
La Inteligencia Artificial se convierte en un apoyo de los profesionales, brindando la oportunidad de ofrecer una atención más rápida, ordenada y respetuosa con las necesidades de información de los candidatos. Una oportunidad, además, de impulsar la eficiencia, innovación y reputación del área de Gestión de Personas y de toda la empresa en su conjunto.
¿Preparado para implementar un chatbot que agilice tu trabajo como reclutador?
